Одной из задач музейной библиотеки остаётся обеспечение сохранности фондов, в частности за счёт создания электронных коллекций.

Если в работе музейной библиотеки приоритетным является раскрытие фактографической информации на основе оцифровки книжных коллекций, её деятельность предусматривает создание полнотекстовых баз редких печатных изданий. В таких электронных коллекциях могут быть отражены экслибрисы и суперэкслибрисы, владельческие записи, исторические штампы, наклейки с надписями, автографы (авторские и читательские), особенности переплёта не сохранившихся в первоначальном виде собраний. Приняв мемориальное или эксклюзивное издание за основу изучения реального экспоната, музейная библиотека определяет приоритетной целью использование результатов исследования в научной, выставочной и культурно-образовательной работе музея.
В Концепции развития библиотеки «Дом А. Ф. Лосева» (Москва) определена стратегия, направления, пути и способы развития библиотеки «как публичной специализированной философской библиотеки, выполняющей расширенные мемориальные функции, связанные с А. Ф. Лосевым, в целях упрочения её позиций как многофункционального мемориального, информационного и культурного центра». Открытая для читателей в 2004 году библиотека имеет свой собственный сайт в Интернете (http://www.losev-library.ru), имеет собственные электронные ресурсы. Их основу составляет интегрированный в региональные и федеральные библиотечные сети электронный каталог. В записях каталога отражаются тексты содержания, титульные листы, другие элементы отражаемых в каталоге изданий — мемориальных объектов.
Мемориальное собрание А. Ф. Лосева сформировано на основе 10 000 изданий, переданных А. А. Тахо-Годи. Улажены имущественно-договорные отношения, связанные с передачей книг, личных вещей А. Ф. Лосева и созданием в библиотеке мемориального комплекса, куда включены часть мемориального здания, музейно-мемориальная экспозиция и бюст А. Ф.  Лосева, установленный во дворе библиотеки. По мнению книговедов, часть домашней библиотеки А. Ф. Лосева, принятая в мемориальный фонд, «представляет собой собрание особо ценных книг по принадлежности к их владельцу, многие книги имеют владельческие надписи, снабжены автографами. К сожалению, многие из этих книг пережили бомбежку 1941 года, а потому сильно пострадали…».8 Более 500 изданий из фонда библиотеки отреставрированы в течение трёх лет.
В юбилейный год Н. В. Гоголя был открыт первый в России музей писателя (http://www.domgogolya.ru) — современное полифункциональное учреждение культуры, объединяющее в себе мемориальный музей и научную библиотеку. Дом Н. В. Гоголя реализует в своей деятельности три задачи: музейную, библиотечную и научную. Концепция музея высоко оценена музейными специалистами и учёными-филологами, отметившими «серьёзную научную основу экспозиции, её эмоциональную насыщенность и актуальность в современном культурном контексте».
Многие библиотеки, раскрывающие содержание своих фондов в электронной среде, создают на своей базе профилированные центры культуры, науки, образования и коммуникации.
Ядро мемориальной части фонда Фундаментальной библиотеки Санкт-Петербургского государственного политехнического университета (ФБ СПбГПУ) составляют четыре книжных собрания: Книжное собрание С. Ю. Витте, Книжное собрание П. Б. Струве, Книжный фонд Статистического Кабинета имени А. А. Чупрова, Книжный фонд кабинета экономической географии им. В. Э. Дена. Результаты их изучения отражаются в печатных публикациях и электронных ресурсах. Для всех коллекций создан уникальный маркер и авторитетные записи для нормализации библиографических ресурсов. Методика индексирования применяется и к записям Электронной библиотеки. Подготовка к обнародованию в электронной среде исследовательских материалов и данных научной обработки мемориальных изданий требует значительных ресурсных затрат, поэтому выполняется в комплексе проектной деятельности ФБ СПбГПУ. Например, 7435 изданий из Книжного собрания П. Б. Струве представлены в библиографической базе служебного доступа, создание которой было определено сотрудничеством библиотеки и ООО «ИнфоКомм» при переводе части карточного каталога в MARC-записи. Доработка этих материалов выполняется de vizu в ходе ретроспективной каталогизации, что позволяет постепенно делать информацию о книжном собрании доступной пользователям интернет-среды.
Сейчас в ЭК ФБ СПбГПУ раскрыто 1285 изданий из «Библиотеки Струве». Работа по отражению фактографических, библиографических материалов в единой электронной среде опирается на выставочную деятельность, выпуск печатных изданий, подготовку сетевых публикаций, развитие Электронной библиотеки. В полнотекстовом доступе предоставлены подготовленные ведущими специалистами университета статьи, в которых описываются владельческие признаки изучаемых предметов и коллекций; редкие фотографии; цифровые копии документов и артефактов, связанных с историей развития СПбГПУ.
Среди социальных функций документа А. В. Соколов отмечает организационную роль мемориальной функции. Она выражена в том, что «отдельные документы приобретают особую социальную ценность, вплоть до музейных экспонатов, если они непосредственно связаны с тем или иным историческим лицом, тем или иным событием (имеют автографы, пометки на полях, экслибрисы, легенды, относящиеся к ним и т. д.). Такие документы становятся культурными памятниками». В повседневной жизни «функция личных реликвий» выполняется документами, связанными с биографией данного индивида (семейные альбомы, подарки с автографами, дипломы, ордена и т. д.).
Представление мемориального объекта в единой электронной среде делает его одновременно и средством воздействия, и объектом изучения. Артефакты в фондах археологических, этнографических, исторических, мемориальных музеев, превращаются в символьные документы, если «их рассматривать как закодированное сообщение, говорящее о принадлежности к определённой эпохе, этносу, культуре, о владельце вещи, его вкусе и социальном статусе, о художественной и утилитарной ценности и т. д.».

Правовые основы мемориальной деятельности в электронной среде
Экспонирование объектов мемориального хранения в библиотеке и музее опирается на расширенную законодательную базу. Оно не должно противоречить кодифицированному законодательству и при этом должно соответствовать организационной культуре учреждения, будь то библиотека, музей или архив. Библиотека стремится соблюдать положения законодательства в области авторского права и защиты интеллектуальной собственности, в том числе при создании электронных коллекций.
Так, все предметы фонда Р. П. Погодина приняты библиотекой на основании договоров с владельцами или правообладателями, а оцифровка объектов авторского права оговорена в соответствующих пунктах договора с авторами или правообладателями документов. Например, в договоре о передаче Л. Н. Кононовой-Миксон в фонд ЛОДБ картины, подаренной Р. П. Погодиным писателю И. Л. Миксону, указано, что ЛОДБ получает права на хранение, экспонирование и тиражирование (опубликование репродукций) указанного в договоре произведения живописи на территории РФ и на территории других стран. Регистрация в базе данных ЛОДБ создала для библиотеки-изготовителя баз данных дополнительную защиту и фиксирует права на использование электронных материалов. Оцифрованная версия картин писателя принадлежит держателю базы данных.
Согласно ст. 16 «Национальный библиотечный фонд» закона о библиотечном деле «учёт, комплектование, хранение, использование и обеспечение сохранности документов, отнесённых к национальному библиотечному фонду, осуществляются библиотеками, архивами, музеями в соответствии с настоящим Федеральным законом, федеральными законами об обязательном экземпляре документов, об архивном деле в Российской Федерации, о Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации».
В научно-исследовательской работе широко используются рукописные документы, они также являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации (п. 6 ст. 12 Закона о библиотечном деле). Библиотека включает в свою ресурсную базу и архивные материалы библиотечного хранения, и артефакты, ценность которых в обоих случаях определяется экспертизой. И всё чаще, не владея оригиналом объекта, получает право на его оцифровку на основании договора с автором или правообладателем.
При организации экспонирования объектов мемориального хранения в библиотеке необходимо проведение предварительной экспертизы. Согласно закону об архивном деле, в архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН возможно хранение архивных документов на основании договора хранения без передачи их в собственность.
По определению закона:
• архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
• документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.
Архивные документы предполагают временное хранение, документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся постоянно, временно или передаются на депозитарное, оговоренное условиями и сроками, хранение.
Эти проблемы близки тем организациям, которые берут на себя долгосрочные обязательства по защите, сохранности и адекватному воспроизведению электронных изданий. По закону об обязательном экземпляре документов НТЦ «Информрегистр» обеспечивает депозитарное хранение обязательного экземпляра электронных изданий на сепаратных носителях, но в этом статусе, несмотря на государственную поддержку, постоянно преодолевает недостаток ресурсов по обеспечению депозитарной функции. Число организаций, принимающих обязательный экземпляр электронных изданий, законодательно расширено за счет принципиально нового хранилища электронных ресурсов — Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина.
Появление термина «депозитарное хранение» в текстах законов об архивном деле и обязательном экземпляре документов лишний раз иллюстрирует терминологическую несогласованность нормативно-методического обеспечения современной деятельности библиотек. Например, термин «электронно-библиотечные системы» был введён в документах по модернизации образования в Российской Федерации и требует «перевода» для специалистов библиотек в сфере культуры. А депозитарное хранение библиотечных фондов на различных видах носителей в условиях развития единого библиотечно-информационного фонда страны пока не связано с вопросами сохранения сетевых ресурсов, часть которых становится объектом постоянного хранения инициативным порядком и в рамках ресурсных возможностей отдельно взятых организаций.
Отражение объектов музейного, архивного и библиотечного хранения в электронной среде — общемировая практика, однако нормативная база для обеспечения этой деятельности намного шире, чем отраслевое законодательство отдельной страны, и требует разработки локальных нормативных актов, принятия взаимных договорных обязательств.
Сегодня задачи сохранения сетевых (не имеющих сепаратных носителей) электронных ресурсов сводятся не только к технологическим вопросам конвертирования данных при смене программно-технического обеспечения, но и к вынужденному переизданию уже опубликованных электронных изданий.
Силами ЛОДБ в первые годы XXI века по согласованию с Государственным Эрмитажем была выполнена сетевая публикация выставки «Пётр I глазами детей». Выставка представляет цифровые копии из музейного фонда — художественных работ учащихся Изостудии Школьного центра Государственного Эрмитажа. Разделы выставки предваряет предисловие руководителя Изостудии Б. К. Кравчунаса. С разрешения автора в материалы выставки включена электронная версия его статьи в журнале «Юный художник». Редакционно-издательская подготовка публикации согласована с держателями оригиналов. Но в 2005 году вместе с программным обеспечением визуальная среда Регионального сайта детских библиотек изменилась, что поставило вопрос о переиздании всех сетевых материалов, дизайн которых ранее уже одобрили авторы и правообладатели произведений.
Формально большинство материалов можно было перевести в новый визуальный ряд, опираясь на право модификации электронных ресурсов в системе собственных баз данных. Но работа по переизданию произведений живописи и графики, включённых в ресурсы сайта по результатам проведённых конкурсов и завершённых проектов, ведётся до сих пор. Некоторое время ради этих материалов сохранялись обе версии сайта, затем было принято неизбежное решение об исключении из свободного доступа устаревших ссылок. В настоящее время готовится восстановление доступа к оригиналам выставок в новой системе связей с актуальной версией сайта. По ресурсным затратам этот проект сопоставим с переизданием, но не влечёт за собой необходимости перезаключения всех ранее подписанных документов.
Хартией о сохранении цифрового наследия с 2003 года поставлен вопрос о необходимости сохранения объектов, размещённых в электронной среде. Президентская библиотека имени
Б. Н. Ельцина разделом устава, отражающим цели и предмет её деятельности, принимает на себя обязанности по созданию «сетевых распределённых электронных ресурсов путём объединения сетевых ресурсов других библиотек, архивов и музеев»; участию в установленном порядке в международном сотрудничестве, в том числе в реализации программ ООН, ЮНЕСКО, ИФЛА, Совета Европы, других международных организаций, осуществление сотрудничества с иными организациями в сфере культуры, науки и образования.
Законодательство предусматривает особый режим обеспечения сохранности в фондах библиотек редких и ценных книг, имеющих значение книжных памятников, которые вместе с обязательным экземпляром документов составляет национальный библиотечный фонд. Электронное представление его составляющих регламентируется расширенным кругом законов и нормативных актов, среди которых можно назвать закон об электронной цифровой подписи, закон о персональных данных. Для подготовки Положения об Электронной библиотеке ГОУ «СПбГПУ», которое касается только сетевых электронных изданий по профилю вуза, в 2009 году потребовалось обеспечить непротиворечивость определений, анализируя 19 поставленных «на контроль» законов. На сегодняшний день в законодательной базе Центром деловой информации ФБ СПбГПУ выделено 37 документов, содержание которых анализируется ежемесячно с целью мониторинга актуальности пакета нормативно-методического обеспечения сетевых ресурсов библиотеки.
Единство электронной среды, её социализация и возможности персональной настройки сближают ресурсы, адресованные целевым группам пользователей со стороны различных информационных центров. Ещё в 1994 году Б. Эльгор, секретарь Международного комитета ИКОМ12 по документации (International Committee for Documentation), отмечала: «так как постепенно происходит компьютеризация документационной деятельности музеев, становится все более важным, чтобы библиотекари и хранители работали в тесном контакте, поскольку повсеместно войдёт в практику связывать базу данных музейных предметов с библиографической базой данных».
В библиотечной среде FRBR13 предусматривают нормализацию базовой библиографической записи на уровне национального авторитетного/нормативного файла хотя бы в одной точке доступа. Такая связь открывает возможность универсального применения лингвистического обеспечения электронных ресурсов в сетевой среде с учётом того, что поиск и извлечение данных всё в большей степени выполняется при взаимодействии программных агентов (схема «машина-машина») по исходным установкам пользователя. И поисковые признаки искомого объекта теперь не ограничиваются характеристиками текстовых или графических форматов данных, технологические средства позволяют вести поиск объектов с различной семиотикой: звук, видео, сложные мультимедийные ресурсы.

Музейные и книжные коллекции: функции и приоритеты
Сопоставляя функции и распределение приоритетов в музейной и книжной коллекции книг, следует отметить: музейная коллекция принадлежит фонду редкой книги и справочному книжному фонду отдела Фондов музея; книжная коллекция составляет фонд библиотеки музея. Их объединяет Концепция музейной деятельности и деятельности отдела Фондов музея, которая определяет формы реализации кумулятивной функции. Если музейная коллекция в первую очередь связана с мемориальной функцией, то для библиотечной коллекции преобладает коммуникативная функция.
Исследовательская функция присутствует в работе с обоими видами коллекций, но если в случае с музейной коллекцией результатом исследовательской работы становится фиксирование результатов в этикетках к предмету на выставке или описании предмета в печатном каталоге, то результатом исследования книжной коллекции становятся публикации.
Научное исследование музейного предмета подразумевает:
• изучение с целью установления режима хранения, методов консервации и реставрации;
• изучение атрибутивных свойств предмета, источниковедческий анализ и определение их места в системе науки, сфере культуры;
• подготовка музейных предметов к публикациям, созданиям каталогов, путеводителей для публики;
• исследование возможных интерпретаций музейного предмета в процессе проектирования экспозиции, экскурсионного показа коллекции;
• изучение с точки зрения эффективности, рентабельности, соответствия стоящим перед музеем задачам.
Согласно закону о Музейном фонде РФ и музеях в РФ публикация — одна из основных форм деятельности музея, предполагающая все виды представления обществу музейных предметов и музейных коллекций путём публичного показа, воспроизведения в печатных изданиях, на электронных и других видах носителей. Такое раскрытие термина не совпадает с привычными для библиотечных специалистов технологиями по обнародованию произведений и подготовкой их к электронной публикации в сетевой среде.

Воссоединение
виртуальное и реальное
Одной из актуальных тем, рассматриваемых на заседаниях Секции редких книг и рукописей ИФЛА, является тема «Владельческие признаки в истории библиотек и коллекций». В 2009 году рассматривалась эффективность этого метода применительно к коллекциям, рассеянным между несколькими хранилищами. В 2010 году основное внимание предполагается уделить анализу записей, экслибрисов, переплётов и старинных описей каталогов, которые помогают реконструировать коллекции, рассеянные внутри фондов одной библиотеки.
Характерным примером такой работы можно назвать проект, о котором говорилось в докладе А.-М. Аустенфельда (Институт средних веков Фрайбургского университета, Швейцария). Он носит название «Виртуальное воссоединение как будущее разрозненных рукописей: практика и стандарты Виртуальной библиотеки рукописей Швейцарии». Рукописи аббатства Сент-Галл были разрознены и находятся в ряде библиотек Швейцарии, Германии и в Ватикане. Виртуальная реконструкция этого собрания через оцифровку и представление на одном сайте поможет свести все эти документы воедино, однако такая работа требует преодоления сложностей, связанных с согласованием параметров оцифровки и форматов.
Раскрытие содержания музейных, архивных и библиотечных фондов имеет своей целью и физическое перемещение коллекций в реальном пространстве.  Так, на заседании конгресса Международного музыковедческого сообщества прозвучало сообщении В. Е. Зинкевич (Украинская национальная академия музыки имени П. И. Чайковского) «Правда и вымысел по поводу судьбы музыкальной коллекции Берлинской академии пения».  В нём раскрывались обстоятельства появления этой коллекции в Киеве во время Великой Отечественной войны и её реституции в Германию в 2001 году.
Международный репертуар музыкальной литературы — долгосрочный проект, в котором сотрудничают 60 Национальных комитетов. РГБ и Научная музыкальная библиотека имени С. И. Танеева образуют Российский национальный комитет RILMа. База проекта содержит более 500 тысяч документов из 151 страны и на 215 языках. По паролю и идентификации членов национальных комитетов ввод в базу осуществляется в сетевом доступе в соответствии с инструкциями, разработанными специалистами RILM. Записи на языке оригинала, кроме английского, не редактируются. В 2009 году объём вклада РФ составил 1000 записей. В 2008 году к RILM было зарегистрировано более 6 млн обращений — 16 500 пользователей ежедневно.