Татьяна Лигун, заместитель директора по научно -исследовательской работе Научной бибилотеки СПбГУ

Использование машиночитаемой записи при анализе структуры
и состава фонда библиотеки дает возможность привести его в соответствие с потребностями читателей. Это наглядно демонстрируют результаты, полученные в ходе исследования фондов одной библиотеки — использование служебных функций электронного каталога помогло максимально полно отобразить состояние фондов, выявить «слабые места» и определить направления развития.

Электронный каталог (ЭК) обеспечивает своевременный и быстрый доступ пользователей к информации и первоисточникам, создает условия для реализации одного из главных принципов открытого общества — принципа всеобщей доступности информации и публикаций. Но помимо того, использование служебных функций ЭК открывает ряд новых, ранее недоступных библиотекарю или информационному работнику, возможностей.
Об этих служебных функциях, а также некоторых их возможностях и пойдет речь в настоящей статье. Вопрос, на наш взгляд, заслуживает самого пристального внимания, хотя обычно мы говорим об электронном каталоге как о важном инструменте обслуживания читателей и очень мало касаемся других аспектов его применения. Например таких, как использование электронного каталога при управлении фондом.
Управление фондом включает два аспекта: управление формированием и развитием фонда (отражается в объеме, тематике, полноте и т. д.) и управление его использованием (отражается в показателях книговыдачи, спроса, отказах, индексах соответствия, цитат — анализе и др.). Таким образом, управление фондом означает определение стратегии его формирования, учет и контроль за его развитием и использованием.
Сегодня проблема управления фондом — одна из наиболее важных для всех библиотек, включая вузовские. Так, суммарный объем электронных баз данных вузовских библиотек Петербурга превышает 2 миллиона записей, постоянно расширяется ассортимент информационных услуг, создаются новые информационные продукты. Но анализ состояния фондов библиотек показывает, что почти 40% в них составляют книги, практически не востребованные, морально устаревшие. От 60% до 80% пользователей не удовлетворены составом библиотечных фондов — нет нужной литературы, невозможно получить необходимую информацию. Значительно возросла доля физически изношенных фондов.
В то же время, проведенный нами анализ имеющихся электронных каталогов свидетельствует, что, хотя библиотеки уже на протяжении последних 5 лет (а многие и дольше) ведут свои ЭК, совокупный объем помещенных в них библиографических записей не отражает фонды с достаточной полнотой. Если говорить о вузовских библиотеках Санкт-Петербурга, то в 17 из них количество записей в ЭК составляет около 10% от суммарного объема фонда, а ведь многие еще только приступают к созданию своих электронных каталогов.
Полнота и эффективность раскрытия состава и содержания библиотечных фондов, а также эффективность поиска находятся в прямой зависимости от правильности выбора формы, содержания и структуры представления библиографической информации и, прежде всего, библиографической записи. Электронный каталог — это интеллектуальный продукт работы каталогизаторов и объект многочисленных раздумий о совершенствовании качества создаваемых записей. В основном это касается предметной части, так как анализ библиографических описаний показывает, что там, где при создании записи используются MARC-форматы, библиографические элементы отражаются полно и грамотно.
Со служебной частью ЭК дело обстоит сложнее. Процесс ее создания идет параллельно с развитием читательской части. Библиографические записи дополняются такими полями, как идентификатор документа (инвентарный номер), идентификатор библиографической записи (включает год, месяц и порядковый номер записи в каталоге), код создателя библиографической записи, место хранения документа. Описание документа обычно содержит такие сведения, как дата его обработки, страна публикации, язык документа, отдельных его частей, вид, тип, характер документа, наличие библиографических данных и т. п. Структура записи таких элементов в формате делает их доступными для поиска.
Поля «кодированные данные» — 100, 105, 110-е (008-USMARC) — по своей структуре предназначены для машинной обработки. Как правило, они заполняются или значениями по умолчанию (типа «другие»), или специальными символами-заполнителями с использованием списков различных кодов (коды страны, языковые коды, функциональные коды и т. п.). Но анализ состояния электронных каталогов вузовских библиотек и беседы с каталогизаторами показали, что многие комплектаторы, каталогизаторы не видят перспективы дальнейшего использования служебной части ЭК в работе, и поэтому не всегда качественно и полно заполняют эти поля.
Так, мы столкнулись с тем, что, редактируя ЭК после конвертации из одного формата в другой при переходе на другое программное обеспечение, каталогизаторы не уделяли никакого внимания заполнению блока полей «кодированная информация», хотя очень тщательно исправляли и дополняли поля других блоков. В связи с этим, на занятиях с комплектаторами при внедрении АИБС ИРБИС каталогизаторы демонстрируют возможности данных полей.
Рассмотрим эти возможности на примере. Для получения информации о составе фондов факультетских библиотек, определения возможностей и путей их взаимоиспользования в обслуживании читателей Научная библиотека СПбГУ провела исследование, которое должно было стать первым шагом в реализации идеи создания распределенного библиотечного фонда. Мы использовали материалы этого исследования. В первую очередь нас интересует та часть работы, которая проводилась с помощью электронного каталога.
На АИБС ИРБИС мы перешли в начале 1999 г., когда конвертировали свои каталоги. Используемые нами средства каталогизации АИБС ИРБИС позволяют обрабатывать и описывать любые виды изданий, включая нетрадиционные. Например, аудио- и видеоматериалы, компьютерные файлы и программы, картографические материалы, ноты и др. Это особенно важно сегодня, когда в библиотеках наряду с традиционными бумажными носителями активно используются нетрадиционные.
Анализ именно такого — разнородного — фонда мы и провели, применяя кодированную информацию, а также некоторые другие поля, заполняемые при создании записи (например, год издания, место издания, название учебных дисциплин и т. п.). Были использованы электронные каталоги библиотеки одного факультета, отражающие весь ее фонд. Каталог библиотеки содержит более 35 000 записей. Используя поля «Тип, вид, характер документа», получили сведения о том, какую часть фонда составляют издания на нетрадиционных носителях, и сравнили эту цифру с общими данными о выходе этих изданий по приоритетной для библиотек тематике за последние 3 года. И выяснили, что в наличии только 15% от возможного числа таких изданий — и это в библиотеке, которая имеет финансовые возможности и активно формирует свой фонд различными носителями!
Очень удивило всех и несоответствие в цифрах традиционной КСУ и электронного каталога по видам и характеру изданий — оказалось, что при традиционном учете потеряли часть небалансовых изданий. Электронный каталог прозрачно показал все, что «пряталось» при традиционном учете в КСУ в графах «и другие». Соотношение литературы на различных языках тоже отличалось от того, что демонстрировал традиционный учет.
Особое значение для вузовской библиотеки имеет возможность проанализировать соотношение учебной и научной литературы, книгообеспеченность отдельных дисциплин и специальностей. Так, анализ работы вузовских библиотек Петербурга показал, что особенностью формирования их фонда в последнее десятилетие явилось превышение списания над поступлениями новых изданий в связи с активным исключением из фонда учебной литературы по общественным, юридическим, экономическим наукам, заменой первоисточников по филологическим дисциплинам. По этой причине, а также в связи с ростом числа читателей (учитывая уменьшение числа сторонних читателей) в последние годы цифра книгообеспеченности имеет тенденцию к снижению, но мы даже не предполагали к какому.
Используя возможности электронного каталога, мы выяснили, что за последние 10 лет библиотека получила соответственно 1578 названий. Это всего 10% от того числа учебных пособий, которые есть в фондах этих библиотек, а ведь за это время сменились практически все рекомендованные учебники. Книгообеспеченность отдельных дисциплин почти нулевая или составляет от 0,001% до 20%. За последние 3 года не было приобретено учебной литературы в соответствии со средними нормативами книгообеспеченности (0,5 уч./студент) ни по одной дисциплине. Зато расширился перечень научной литературы — в фонде анализируемой библиотеки появились издания по темам, которые раньше вообще ее не интересовали. Изменилось и процентное соотношение учебной и научной литературы в составе фонда (за последние 5 лет научной литературы поступило больше, чем учебной и в названиях, и в экземплярах).
Анализ показал, что в фондах библиотек почти на 30% за последние три года увеличилось количество внутривузовских изданий, но число наименований учебных пособий, выпущенных издательствами других городов, значительно уменьшилось, очень сузилась и география поступлений (из стран СНГ поступило в библиотеку всего 20 названий). Наибольшие изменения произошли в той части фонда, которую составляют периодические и продолжающиеся издания. Кроме того, исследование состава фондов показало, что часть литературы в некоторых библиотеках оказалась случайно и не нужна именно в этой, зато крайне необходима в другой.
Электронная книговыдача позволила проанализировать использование различных частей фонда и за счет этого определить приоритеты в комплектовании и перераспределении фондов, скорректировать политику списания. Конечно, все это мы теоретически знали или могли узнать и без электронного каталога. Но насколько быстрее, многоаспектнее, полнее позволил электронный каталог провести это исследование. Мы сравнили трудозатраты на составление списка книгообеспеченности традиционным методом в 1997 году и сейчас — они несоизмеримы. Реальные цифры показали нам реальную картину, позволили сделать соответствующие выводы и определить, в каком направлении нужно работать.
Разработка упорядоченной структуры фонда, приспособленного к изменяющимся условиям функционирования библиотеки; разработка новой системы комплектования фонда, отвечающей изменяющимся потребностям пользователя — все это результаты анализа, проведенного на основе электронного каталога. Безусловно, именно ИРБИС помог сделать эту работу быстро и качественно, поскольку именно в этой программе есть множество программно решенных сервисов, которые позволяют быстро проводить такую работу, и получить печатные формы, в которых зафиксирован результат такого анализа.
Оптимальное управление библиотечным фондом предполагает соответствие его состава потребностям обслуживаемого контингента читателей. Развитие новых информационных технологий значительно расширяет доступ к источникам информации и сокращает сроки ее доставки пользователям. Однако внедрение новых способов обслуживания пользователей требует изменения политики комплектования и хранения, в которой должны быть учтены все виды носителей документов, способы их приобретения и хранения. И надо учитывать, что электронный каталог библиотеки является не только средством доступа к фонду документов, но и представляет собой эффективный инструмент для библиотекаря, надежную основу для развития различных аспектов библиотечной деятельности.