Как избежать ущерба.
Опыт взаимодействия
с коммерческими структурами.

Татьяна Лигун,президент Санкт-Петербургской ассоциации пользователей АИБС ИРБИС

В последние годы, несмотря на финансовые трудности, автоматизация библиотечных процессов получает все большее развитие в практике работы российских библиотек. И опыт показывает, что основные трудности, связанные с автоматизацией библиотеки, только начинаются с приобретением техники и программного обеспечения.
Создание полноценных электронных каталогов, позволяющих отказаться от использования традиционных карточных каталогов — одна из наиболее актуальных проблем, стоящих перед библиотеками. Решение этой задачи существенно повышает эффективность информационного обслуживания читателей и позволяет перейти к следующему этапу автоматизации библиотеки — компьютеризированной книговыдаче.
Практика показывает, что каждая библиотека по-своему организует процесс конверсии каталогов или рекаталогизации (в зависимости от выбора), сообразуясь с финансовыми, техническими и кадровыми возможностями.
Работы по рекаталогизации фондов в библиотеках Санкт-Петербурга ведутся несколько лет. Уже получены определенные результаты, что дает возможность проанализировать некоторые аспекты проделанной работы, выявить просчеты. Возможно, этот опыт позволит другим библиотекам избежать ошибок при планировании и организации подобной работы.
Необходимо сказать, что речь идет именно о рекаталогизации, поскольку состояние карточных каталогов в большинстве библиотек очень плохое, и работать с такими каталогами бессмысленно. Кроме того, к вопросу выбора между конверсией и рекаталогизацией хотелось бы заметить следующее. Безусловно, для таких больших библиотек, как РНБ, БАН, Библиотека Маяковского, конверсия — вариант наиболее предпочтительный. Равно как и для библиотек с очень однородным составом пользователей и их информационных потребностей — когда можно пожертвовать качеством электронного каталога для скорости его конверсии и представления читателям.
Но библиотеки со сравнительно небольшим фондом, сложным контингентом читателей и разнородностью запросов, по моему мнению, должны проводить именно рекаталогизацию. Мы недостаточно богаты, чтобы покупать дешевые вещи. И пример тому — Челябинский технический университет, который сначала за полтора года осуществил конверсию, а потом больше пяти лет занимался рекаталогизацией, редактируя свой каталог.
При определении объема рекаталогизации фондов библиотека приняла решение сплошной рекаталогизации. Это было связано с желанием как можно скорее получить возможность автоматизированной книговыдачи, оперативного и полного информационного обслуживания читателей. Сразу стало ясно, что своими силами никакая библиотека с таким объемом работы не справится. Из-за необходимости привлечения к работе целого коллектива был заключен договор с фирмой, предлагающей, в частности, услуги по машиночитаемой каталогизации.
Причем выбор именно этой фирмы был, в общем, предопределен — других организаций, предлагающих подобные услуги, в Санкт-Петербурге не было и нет до сих пор. Надо отметить, что неразвитость рынка подобных услуг и позволяет тем немногочисленным фирмам, которые их предоставляют, строить свои взаимоотношения с библиотеками по принципу «лопай, что дают». Выполнение условий заключенного договора и стало, по сути, основной проблемой во взаимоотношениях библиотеки и фирмы.
Ошибка, допущенная библиотекой, состояла в том, что договор на рекаталогизацию был заключен одновременно с освоением библиотекарями новой технологии. Сотрудники библиотеки и в том числе руководство не представляли себе ни реальный объем работ, ни конечный результат, который библиотека должна получить.
Количество полей, полно и адекватно описывающих издание, качество заполнения полей, условия контроля за работой рекаталогизаторов, создание справочно-поискового аппарата электронного каталога (его внутренних словарей и т. п.), вопросы научной обработки рекаталогизируемых изданий, редактирование уже созданных записей — все эти проблемы никак не были отражены в договоре. И очень скоро стало ясно, что библиотека вместо рекаталогизации более-менее успешно осуществляет конверсию, причем алфавитного каталога. Одним словом — шли на Одессу, а вышли к Херсону. Так был создан электронный алфавитный каталог, точнее — «черновой вариант электронного каталога», который может быть использован наиболее эффективно для книговыдачи, но не может работать как информационно-поисковая система.
Некачественно проведенная рекаталогизаторами предметизация дала очень невысокий уровень полноты поиска по электронному каталогу. Анализ показал, что из 100 обращений к каталогу по предмету 16 ответов содержат нулевой результат, хотя издания по этим вопросам в фонде библиотеки точно есть! 28 ответов на 70% содержат информацию, не релевантную запросу, и т. д. Безусловно, эти показатели не ниже, чем при поиске по карточному каталогу. Но стоит ли тогда создавать электронный? Ведь на создание этого каталога было затрачено порядка $75 000.
Кроме того, важным элементом рекаталогизации является редактирование записей, так как ошибка, допущенная при вводе, множится многократно: при поиске, подготовке библиографических пособий, справок. Но каталог, созданный фирмой, записей без ошибок практически не содержал! Причем это были как грамматические ошибки и элементарные опечатки, так и еще более сложные ошибки, допущенные при создании ПОДа. На редактирование такого каталога, на создание действительно полноценного поискового образа документа придется потратить еще большую сумму.
Процедуры, которые при этом необходимо реализовать — провести проверку грамматических ошибок в каждой записи, присвоить классификационные индексы, провести нормальное координатное индексирование, создание перечня персоналий — это наиболее трудоемкие, дорогостоящие операции, которые требуют привлечения специалистов высокой квалификации. Например, стоимость записи в OCLC на 30% состоит из стоимости максимального заполнения полей в формате MARC, а 70% составляют перечисленные выше операции (редактирование, создание ПОД, создание справочно-поискового аппарата записи).
Контроль за грамматикой, не решенный программными средствами вовремя, потребует создания программного продукта, с помощью которого будет осуществляться редактирование (это дополнительные затраты). Либо — правки вручную, за что также придется платить.
Помимо материального ущерба библиотеке, на мой взгляд, нанесен еще и моральный ущерб, поскольку сама идея компьютеризации оказывается в какой-то степени дискредитирована в глазах читателей. Причем необходимо учитывать, что читателями данной библиотеки являются те люди, на чьи деньги эта компьютеризация и проходит.
Но по условиям заключенного договора библиотека не могла предъявить фирме какие-либо претензии — оценочные показатели качества работы в нем предусмотрены не были. И формально договор был исполнен. Это именно тот самый случай, когда формально — все правильно, а по сути — издевательство.
Другая проблема взаимодействия библиотеки и коммерческой фирмы носит скорей психологический характер. Когда прошел первый шок от специальных терминов, используемых сотрудниками фирмы (формат, поля, Англо-Американские правила каталогизации, UsMARC, UniMARC, ASBD и т. д.), когда появился собственный опыт, собственные знания, многие решения из предлагаемых фирмой перестали приниматься как аксиома. Появились сомнения в правильности этих решений. И когда сомнения в результате обращений к рекаталогизаторам не исчезали, а множились — вот тогда начались конфликты.
Руководству библиотеки и руководству фирмы не всегда (а точнее — никогда) не удавалось договориться по вопросам политики рекаталогизации. Фирму не устраивал тот цикл работ, который собственно и составляет процесс рекаталогизации (сверка фонда, его чистка, перешифровка или вообще систематизация заново, создание ПОДа), поскольку он естественно замедлял процесс массового ввода.
Технологический цикл, составляющий процесс рекаталогизации, был благополучно поломан. Получился яркий пример того, как качеством пожертвовали в угоду оперативности. Сотрудники фирмы взяли на себя индексирование — результат изложен выше.
Замечания со стороны библиотеки по качеству записей не учитывались. Это вполне понятно, поскольку люди, работающие сдельно, не были заинтересованы в том, чтобы выполнять работу, снижающую их заработок. И как люди посторонние, не связанные с библиотекой ничем и не предполагающие работать с результатами своего труда, оценивали их, естественно, по другим параметрам. В то же время на имидже фирмы мнение о результатах ее деятельности сказалось мало, поскольку, повторяю, условия договора формально были выполнены.
Обобщая этот невеселый опыт, мы советуем тем библиотекам, которые предполагают использовать в своей работе по рекаталогизации услуги коммерческих фирм, необходимо учитывать следующее:
во-первых, процесс рекаталогизации не должен начинаться одновременно с началом работ по компьютеризации библиотеки. Персонал библиотеки к моменту заключения договора должен быть обучен всем приемам работы в программе, иметь собственные навыки в создании электронного каталога и собственные методические решения, касающиеся его создания.
Во-вторых, необходимо правильно оценить свои кадровые и финансовые ресурсы. Хороших результатов невозможно достичь без активного участия в этом процессе сотрудников библиотеки, причем именно высококвалифицированных сотрудников. Такие кадры в массовом порядке не подготовишь. Это — «штучный товар». Стоят они дорого, и получить их «со стороны», в готовом виде невозможно. Необходимо также правильно определить размер дополнительной оплаты для сотрудников библиотеки, иначе можно получить и некачественную работу сотрудников, и конфликтную ситуацию в коллективе.
В-третьих, следует точно сформулировать цели и результаты работы, правильно отразить их в договоре и придерживаться их.
В-четвертых, необходимо подготовить дополнительные программно-аппаратные средства обеспечения работ (например, словарей, рубрикаторов, тезаурусов и т. д.), если их использование планируется. Или предусмотреть их создание в договоре, если это по силам специалистам нанятой фирмы.
В-пятых, жестко контролировать процесс и качество выполняемых работ посредством инструкций и методических решений, а также оговорить правила приемки результатов работ в договоре.
Опыт некоторых библиотек показал, что использование специально выделенных единиц в штате библиотеки дает потерю в оперативности, но выигрыш в качестве. Он достигается и за счет того, что сотрудники работают не сдельно — нет стимула увеличивать скорость работы. И за счет постоянного контакта с коллегами, участия в деятельности библиотеки, связанной с обслуживанием читателей, что делает работу более осмысленной и более качественной.
Считаю необходимым отметить, что использование того комплекса услуг, который сегодня предлагают фирмы, декларирующие создание электронных каталогов путем сканирования, для библиотек, которые не располагают свободными и очень немалыми средствами является неэффективным.
Библиотека должна потратить деньги на подготовку каталога к сканированию (редактирование, перешифровка, индексирование), поскольку идеальных каталогов нет. Создание каталогизационного центра с коллективом профессионалов — библиотекарей различной специализации, работающих по договору — в дальнейшем может стать решением многих проблем для библиотек, при условии их финансовой стабильности.
Но наиболее перспективным способом рекаталогизации, на наш взгляд, является заимствование готовых машиночитаемых массивов. Уже сегодня есть возможность сотрудничества с ГПНТБ, РКП и другими организациями. Это, на наш взгляд, экономически более выгодно, чем привлечение специальных коммерческих фирм, особенно для небольших специализированных библиотек.
В этом плане особый интерес представляет создание у нас в стране центра корпоративной каталогизации, который при определенных условиях может стать малозатратным способом перевода каталогов в машиночитаемую форму, особенно для библиотек, уже имеющих опыт создания и ведения своих электронных каталогов.